Wie können Sie einen KI-gestützten Workspace für Ihre Produktivität nutzen? 

Die Teamarbeit hat sich in fast allen Unternehmen etabliert. Ein Problem stellt lediglich die mitunter etwas schwierige Organisation dar. Deshalb sind zahlreiche Meetings nötig, um die Aufgaben und Kompetenzen zuzuweisen. In einem KI-gestützten Workspace gelingt es sehr viel besser.

Vorteile der Teamarbeit

Um größere Projekte zu realisieren, ist die Teamarbeit oftmals die einzige Möglichkeit, das Ziel in der vorgegebenen Zeit zu erreichen. Zunächst müssen Teams gebildet werden, die perfekt zusammenarbeiten können. Im nächsten Schritt wird die Aufgabe definiert. Dabei bekommt jedes Teammitglied bestimmte Tätigkeiten zugeteilt.

Die einzelnen Arbeitsschritte sollten dann in der vorgegebenen Zeitspanne erledigt sein, damit der nächste Arbeitsschritt darauf aufbauen kann. Arbeiten sämtliche Teammitglieder perfekt zusammen, entsteht eine beachtliche Effizienz.

Nachteile der Teamarbeit

Die Vorteile der Teamarbeit sind nicht von der Hand zu weisen. Es gibt aber auch ein paar Nachteile, die eine reibungslose Zusammenarbeit erschweren können. Dazu gehören die zahlreichen Meetings. Bei diesen Zusammenkünften gibt es immer wieder neue Besprechungen. Um an einem wichtigen Meeting teilzunehmen, müssen sämtliche Teammitglieder ihre Arbeit unterbrechen. Auch wenn das Meeting nur wenige Minuten dauert, so dauert es trotzdem ziemlich lange, bis jeder wieder in seinem Arbeitsfluss steckt.

Noch komplizierter wird es, wenn kurzfristige Änderungen in der Planung auftreten. Änderungen können jederzeit auftreten. Das kann unter anderem passieren, wenn der Auftraggeber plötzlich zusätzliche Anforderungen stellt oder wenn mehrere Teammitglieder plötzlich erkranken. In solchen Fällen muss jedes Teammitglied über die veränderten Bedingungen informiert werden.

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Die Teamarbeit zentral steuern

Die Produktivität kann dadurch gesteigert werden, indem die Arbeitsabläufe und Auftragsvergaben zentral gesteuert werden. Der Innovation Workspace Miro bietet diese Möglichkeit. Dort kann problemlos ein Team angelegt werden. In diesem Workspace werden auch die einzelnen Arbeitsschritte sowie die Aufgaben für jedes Teammitglied festgelegt.

Jedes Mitglied des Teams bekommt Zugangsdaten und einen eigenen Bereich mit Berechtigungen. Dadurch erkennt jeder Mitarbeiter sofort, welche Aufgaben in welchem Zeitraum erledigt werden müssen, damit das Projekt erfolgreich wird. Zur besseren Übersicht können auch Diagramme aller Art erstellt werden.

Der gesamte Workspace ist KI-gestützt. Nimmt der Teamleiter Änderungen vor, erkennt er sofort, welche Auswirkungen diese auf das Endergebnis haben werden.

So kann er die Unternehmensleitung jederzeit über den Projektverlauf informieren. Da auch ersichtlich ist, wann das Projekt abgeschlossen sein wird, können bei Bedarf rechtzeitig Anpassungen vorgenommen werden – beispielsweise durch die Erweiterung des Teams. Neue Mitglieder können sich schnell über den Workspace in die Aufgaben einarbeiten.

Dabei stellt sich oft auch die Frage: Was ist itsm? – also IT-Service-Management –, ein Konzept, das sich mit der optimalen Ausrichtung von IT-Dienstleistungen auf Geschäftsprozesse durch strukturierte Abläufe und Automatisierung befasst. Solche Prinzipien lassen sich auch auf die Steuerung von Teamarbeit in digitalen Workspaces übertragen.

Vorteile eines solchen Workspace

Wird die Teamarbeit mit einem KI-gestützten Workspace geplant, bietet diese Möglichkeit zahlreiche Vorteile. Es gibt bei Weitem nicht mehr so viele Meetings, bei denen eine physische Anwesenheit gefordert wird. Informationen über ungeplante Änderungen des Projekts können direkt über den innovativen Workspace ausgetauscht werden.

Besprechungen können online erfolgen und dabei gleich anhand von Demonstrationen oder Präsentationen näher erläutert werden. Sämtliche Änderungen können mühelos in Echtzeit übernommen werden, sodass jedes Teammitglied unverzüglich darüber informiert werden kann. Durch die schnelle Informationsverteilung sowie die geringeren Arbeitsunterbrechungen erhöht sich die Produktivität des Teams in erheblichem Maße.

Für wen eignet sich ein KI-gestützter Workspace?

Viele Interessenten fragen sich wahrscheinlich, für welche Branchen sich eine Teamarbeit in einem KI-gestützten Workspace lohnt. Häufig wird davon ausgegangen, dass sich eine solche Arbeitsweise nur für den Dienstleistungssektor eignet. Doch diese Annahme ist nicht so ganz korrekt. Auch in vielen anderen Bereichen findet mittlerweile Teamarbeit statt.

Dazu zählen auch das produzierende oder verarbeitende Gewerbe. In diesen Bereichen ist es ebenfalls vorteilhaft, wenn Arbeitsabläufe geplant und in einzelne Schritte aufgeteilt werden können.

Die Digitalisierung hält inzwischen auch in vielen handwerklichen Bereichen Einzug. Insbesondere in der Baubranche, die vielerorts als besonders konservativ gilt, werden inzwischen digitale Möglichkeiten genutzt. Es beginnt bei der Planung über die Beschaffung von Baustoffen und der Fertigstellung einzelner Bauabschnitte.

Hinzu kommt noch das digitale Bautagebuch. Alle diese Arbeitsschritte lassen sich ebenfalls hervorragend in einem KI-gestützten Workspace planen und umsetzen. Der Bauunternehmer hat dann jederzeit den Überblick über die erzielten Fortschritte. Bei Nachfragen des Bauherren kann er stets eine präzise Auskunft erteilen.

Es kann daher behauptet werden, dass sich die Arbeit in einem KI-gestützten Workspace in jedem Unternehmen lohnt, in dem es Teamarbeit gibt. Ob es sich um ein Bauunternehmen, einen Dienstleistungsanbieter oder ein Forschungsinstitut handelt, spielt keine Rolle. Dank der hohen Flexibilität lässt sich solch ein innovativer Workspace in allen Branchen effizient nutzen.

Zusammenfassung

Die Arbeit in Teams hat sich in vielen Unternehmen durchgesetzt. Wurde in früheren Zeiten noch jeder einzelne Angestellte mit einer Aufgabe betreut, so müssen inzwischen Teams aus verschiedenen Kollegen eine größere Aufgabe erledigen. Die gemeinsame Planung sowie die zahlreichen Absprachen können sich mitunter als etwas hinderlich auswirken.

Erfolgt der gesamte Ablauf von der Planung über die Arbeitsverteilung bis zur fristgerechten Fertigstellung mithilfe eines KI-gestützten Workspace, kann die Produktivität in erheblichem Maße gesteigert werden. Dank der guten grafischen Darstellung der Fortschritte behält jedes Teammitglied stets den Überblick.